Plainte ou question contre votre notaire : L'Ombudsman pour le notariat, un nouveau médiateur à votre écoute

Depuis le 1er juin 2015, un nouveau médiateur agrée par le SPF Economie a été institué et permet à tout client d'un notaire belge de le saisir de toute plainte à l'égard d'un notaire. 

L’ombudsman pour le notariat vise à protéger le citoyen et à améliorer le fonctionnement du notariat. Ses deux missions essentielles: traiter des plaintes et formuler des recommandations au niveau individuel et structurel.

Afin de remplir correctement ces tâches, l’ombudsman est indépendant, impartial, expert, accessible et transparent. En outre, il est compétent pour recueillir des informations et agir en tant que médiateur.
 

Questions pratiques : 

  • Qui peut déposer une plainte auprès de l’ombudsman ?

Tout client d’un notaire belge.

  • Dois-je résider en Belgique pour pouvoir déposer une plainte ?

Non, mais la plainte doit concerner un notaire belge.

  • Puis-je introduire ma plainte en anglais ou en allemand ?

La plainte peut uniquement être introduite en français, en néerlandais ou en allemand. Elle est ensuite traitée en français ou en néerlandais, au choix du plaignant. Il n’est pas prévu de traiter la plainte en allemand ou en anglais.

  • Puis-je introduire ma plainte par téléphone ?

Vous pouvez obtenir des informations par téléphone auprès de notre service (02/801.15.00) mais, dans ce cas, nous ne pouvons pas enregistrer formellement votre plainte. La procédure doit se faire par écrit (par lettre, par email ou via le formulaire de plainte). Vous éprouvez des difficultés à nous fournir un document écrit ? Dans ce cas, contactez-nous au numéro 02/801.15.00.

  • Comment puis-je déposer une plainte par écrit ?

 - Vous envoyez une lettre suffisamment affranchie à l’Ombudsman pour le notariat, Rue des Bouchers 67 à 1000 Bruxelles. Il n’est pas nécessaire d’envoyer votre lettre par recommandé.

- Vous envoyez un email à info@ombudsnot.be.

- Vous utilisez le formulaire mis à disposition sur ce site.

N’oubliez pas de joindre tous les documents qui peuvent être utiles pour le traitement de la plainte (correspondance avec le notaire, copie de l’acte, …).

  • Puis-je venir déposer ma plainte directement chez l'Ombudsman ?

Non, ce n’est pas prévu. Dans tous les cas, la plainte doit être introduite par écrit.

  • J’ai déposé une plainte auprès de l’ombudsman. Que se passe-t-il ensuite ?
     

REMARQUE PRÉLIMINAIRE

Nous vous conseillons de soumettre votre plainte d’abord au notaire en personne et d’en discuter avec lui. Ce n’est cependant pas une condition pour traiter la plainte.
 

DÉPÔT

  • Vous pouvez déposer votre plainte par lettre, par mail ou par fax, ou via notre formulaire on-line. En tout cas, vous devez introduire la plainte par écrit. 
  • Vous devez mentionner votre identité et votre adresse, ainsi que l’identité du notaire contre qui votre plainte est dirigée.
  • Vous libellez votre plainte de la manière la plus claire et la plus complète qui soit. Vous y joignez tous les documents pertinents.
  • Vous signalez si la plainte a déjà été traitée antérieurement par une autre instance compétente.
  • Vous introduisez votre plainte en néerlandais, en français ou en allemand. Vous choisissez lequel des deux ombudsmans, l’ombudsman néerlandophone ou l’ombudsman francophone, traitera votre plainte.
  • Vous pouvez introduire votre plainte vous-même ou via un avocat ou un autre représentant.
     

RECEVABILITÉ

Dans certains cas, l’ombudsman ne peut pas traiter la plainte. Un premier examen de la plainte permettra de déterminer si celle-ci répond aux conditions de recevabilité.

Dans les trois semaines suivant réception de la demande complète, l’ombudsman pour le notariat fera savoir s’il poursuit ou non le traitement de la demande. En cas de refus, il motive sa décision.

Information à la chambre provinciale des notaires. 

L’ombudsman conseille au plaignant de transmettre pour information son dossier au syndic de la chambre provinciale des notaires compétente (l’autorité de discipline du notaire).
Le syndic jugera d’une éventuelle infraction à la déontologie et s’il faut engager une procédure disciplinaire. L’engagement d’une éventuelle procédure disciplinaire n’a toutefois pas d’incidence sur la poursuite du traitement de la plainte.

TRAITEMENT

Le dossier est examiné par l’ombudsman.

Le traitement de la plainte est gratuit. La durée du traitement du dossier dépend du degré de difficulté du problème, mais elle ne peut pas dépasser 90 jours (délai renouvelable une seule fois s’il s’agit d’un dossier très complexe). 

L’ombudsman informe le notaire concerné et lui demande de faire part de sa réaction. Le notaire doit participer loyalement à toutes les procédures de conciliation qui sont mises en oeuvre par l’ombudsman pour le notariat et il ne peut pas se soustraire à la procédure.

Vous recevez la réponse éventuelle du notaire et pouvez réagir si nécessaire.

Chacune des parties peut demander à l’ombudsman de traiter certaines informations de manière confidentielle et de ne pas les transmettre à l’autre partie.

L’ombudsman peut décider d’entendre le plaignant, le notaire et des tiers ou demander des informations complémentaires.

L’ombudsman s’emploie à trouver une solution au problème.

Vous pouvez vous retirer de la procédure à chaque étape du dossier, à condition d’en informer l’ombudsman. Ce dernier arrête alors le traitement de la plainte.
 

AVIS DE L’OMBUDSMAN

A l’issue de la phase de médiation, l’ombudsman prend position et rend un avis. Cet avis a valeur d’autorité morale mais n’est pas liant, ni pour vous ni pour le notaire concerné.

L’avis est remis par écrit au plaignant et au notaire concerné.

L’ombudsman pour le notariat a été créé le 1er juin 2015. La durée moyenne de la procédure n’est pas encore connue.
 

  • Puis-je me faire représenter ?

Oui, c’est possible. Par exemple, par un membre de la famille, un avocat ou un proche.
 

  • L'Ombudsman intervient-il également dans des litiges entre un notaire et un de ses collaborateurs ?

Non, l'Ombudsman n'est pas compétent pour des litiges de ce type. Il traite uniquement des litiges entre le notaire et ses clients. Par contre, un membre du personnel d’un notaire peut le contacter en sa qualité de client.
 

  • Quelles sont les plaintes pour lesquelles l'Ombudsman n'est pas compétent ?

Certaines plaintes ne sont pas traitées par l’ombudsman. Il s’agit des plaintes :

  • qui sont introduites de manière anonyme ou dont le notaire contre qui la plainte est dirigée n’est pas identifié ;
  • qui font ou ont fait l’objet d’une procédure judiciaire ;
  • qui ont déjà été traitées par l’ombudsman pour le notariat et qui ne comportent pas d’éléments neufs ;
  • de notaires, de collaborateurs de notaires ou d’institutions notariales ;
  • relatives aux activités privées du notaire.

     
  • Certaines plaintes sont-elles traitées en priorité ?

Non, ni la manière dont une plainte est déposée (par exemple par email) ni l’objet de la plainte ne sont de nature à en faire une plainte prioritaire. Nous commençons à traiter votre plainte dès qu’elle nous est parvenue.
 

  • Combien coûte l’intervention de l’ombudsman ?

Le traitement de votre plainte est entièrement gratuit. Vos seules dépenses concernent les frais de timbre pour l’envoi de votre lettre, les photocopies que vous joignez à votre dossier, les éventuels entretiens téléphoniques avec notre service, …
 

  • Puis-je introduire une plainte de manière anonyme ?

Non. Afin de pouvoir traiter votre plainte, nous avons toujours besoin de votre identité et de votre adresse.



Access Lex 

Ps. Téléchargez gratuitement notre modèle d'acte/document juridique :  Un modèle de plainte auprès de l'Ombudsman du notariat bientôt disponible

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Source : 

https://www.ombudsnotaire.be/faq/